注文断り状（理由別文例4種類）- 無料テンプレートダウンロード

相手からの注文依頼に対して、何らかの理由で受けられない旨を伝える文書「注文断り状」を掲載しています。
テンプレートは、状況別に使える4種類で、文書形式・メール形式の両方に対応しており、すぐに使える丁寧な表現例になっています、
顧客との信頼関係を損なわないために、理由を明確かつ誠実に伝える文例です、ぜひご利用ください。

注文断り状の主な作成のポイントは下記になります。

• お詫びと感謝を必ず記載する
• 理由を明確に伝える（在庫・条件・納期・信頼など）
• 代替案や今後の可能性を示すことで関係維持につなげる
• 感情的・断定的な言葉を避ける（「不可能」「取引停止」などは緩和）
• 書面・メールのトーンを調整（企業間・官公庁・個人事業者向けで差をつける）

このページで掲載しているのは下記の4種類になります。

• テンプレート1：在庫切れ・供給不足による注文断り状（文書形式）
  在庫不足による断りの文例です。誠実な謝意と今後の案内を添えた書き方になっています。
  信頼を損なわず、次回の取引につなげる表現がポイントです。
• テンプレート2：支払条件の不一致による注文断り状（メール形式）
  支払条件などの「契約上の整合性」による断りの文例です。
  感情的にならず、社内規定や取引ポリシーを根拠に説明しています。
• テンプレート3：納期対応不可による注文断り状（文書形式）
  生産体制や資材調達の遅れなど、納期対応が困難な場合の断り文です。
  「努力はしたが対応困難」という誠意の見せ方が重要です。
• テンプレート4：過去トラブルによる注文断り状（メール形式）
  過去の支払い遅延や信頼問題による断りメールです。
  冷静な事実記載と、将来再開の可能性を残す表現が効果的です。

会社やブランドのカラーを使用したり、ロゴを追加するなど、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
テンプレートはセキュリティソフト動作環境下で作成しています。
関連のテンプレート「発注書のテンプレート｜Excel作成の2書式」を掲載していますので参照してください。

A4縦：在庫切れ・供給不足による注文断り状（文書形式）

需要急増による一時的な品切れと生産増強努力の説明、入荷予定案内

ご注文について
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは弊社製品「業務用空気清浄機」をご注文いただき、誠にありがとうございます。多くのお客様からご好評をいただいており、大変感謝申し上げます。
しかしながら、ご注文をいただいた在庫につきましては、現在の需要の急増により一時的に在庫切れの状態となっております。生産ラインの増強や供給体制の強化に努めておりますが、お客様のご期待に添うご対応ができず、大変心苦しい限りでございます。
誠に申し訳ございませんが、現状ではご注文の品物を納品することが困難なため、今回のご注文をお受けできない旨をお知らせ申し上げます。
なお、次回の入荷予定日は〇年〇月〇日を見込んでおります。入荷が確認でき次第、改めてご連絡を差し上げる所存ですので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
お客様にはご迷惑をお掛けしますことを深くお詫び申し上げますとともに、今後とも弊社製品をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
まずは書面にてお詫びとお知らせを申し上げます。
敬具

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A4縦：支払条件の不一致による注文断り状（メール形式）

社内規定と合致しない支払条件を理由に断り、将来の条件調整可能性を示唆

件名：ご注文の件につきまして（ご連絡）
宛名
いつも大変お世話になっております。株式会社△△　○部の□□でございます。
このたびは、弊社製品「高性能モバイルバッテリー」をご注文いただき誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、ご提示いただいておりますお支払い条件につきまして、弊社の社内規定および取引方針と整合が取れず、合意に至ることができませんでした。つきましては、誠に申し訳ございませんが、今回のご注文をお受けすることができかねますことをご了承いただきたく存じます。
弊社では、すべてのお客様に公平かつ安定した取引条件のもと、高品質な製品とサービスを継続的にご提供できるよう努めております。今後、お支払い条件の調整や貴社のご要望に応じた対応が可能になりました際には、ぜひご提案させていただきたいと考えております。
お手数をおかけし誠に恐縮ですが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
ご不明な点やご相談がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
──
署名
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A4縦：納期対応不可による注文断り状（文書形式）

大口注文集中による生産遅延と納期不履行の説明、猶予要請と案内予定

ご注文品の納期に関するお詫びとご連絡
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社製品「業務用LED照明システム（型式：LX-500）」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
日頃より弊社製品にご信頼をお寄せいただいておりますこと、心より感謝申し上げます。
しかしながら、誠に恐縮ではございますが、現在当該製品につきましては、大型商業施設向けの一括受注が重なり、当初の生産計画を大幅に上回るご注文を頂戴している状況にございます。そのため、ご指定いただきました納期（○月○日）までに製造および出荷を完了させることが極めて困難な見通しとなりました。
弊社といたしましても、増産体制の強化や生産ラインの調整を進めてまいりましたが、部材調達や品質確認の工程に要する期間を短縮できず、結果としてご希望納期には対応いたしかねる状況でございます。
ご期待に沿えず誠に心苦しい限りではございますが、納期の厳守が難しいため、今回のご注文につきましてはやむを得ずお断り申し上げる次第でございます。
なお、次回の生産分が○月下旬頃に完成予定となっております。もし納期に多少のご猶予をいただける場合には、改めて出荷予定日をご案内させていただきますので、ぜひご検討賜れますと幸いです。
まずは略儀ながら、書中をもちましてお詫びかたがたご連絡申し上げます。
敬具
記
1.ご注文内容：業務用LED照明システム（型式：LX-500）
2.ご注文数量：50台
3.ご希望納期：○月○日（対応不可）
4.備考：次回入荷予定　○月下旬
以上

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A4縦：過去トラブルによる注文断り状（メール形式）

過去の支払遅延や問題点を理由に新規注文拒否、信頼回復後の再検討

件名：ご注文に関するご連絡（業務用コーヒーメーカー）
宛名
このたびは、弊社製品「業務用コーヒーメーカー（型式：CM-800）」のご注文を賜り、誠にありがとうございます。
平素より弊社製品をご愛顧賜り、厚く御礼申し上げます。
しかしながら、誠に恐縮ではございますが、今回のご注文につきましては、弊社としてお引き受けすることが難しい状況でございます。
その理由といたしまして、過去のお取引において納品後の支払遅延および製品の取扱いに関するトラブルが発生しており、対応協議の際にも一部未解決の事項が残っているためでございます。
弊社といたしましても、これまで誠意をもって解決に向けたお話し合いを進めてまいりましたが、双方の信頼関係が十分に回復していない現状を踏まえ、今回は新たなご注文の受付を控えさせていただく判断に至りました。
ご期待に添えず誠に心苦しく存じますが、企業間取引においては信頼を基盤とすることが何より重要と考えております。
今後、過去の件がすべて解決し、改めてお取引の再開について協議できる状況となりました際には、再度前向きに検討させていただきたく存じます。
このたびは、ご希望に沿えず誠に申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
──
署名
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