面談報告書 - 無料テンプレートダウンロード

社内外で実施されるさまざまな面談を記録・管理する「面談報告書」を掲載しています。
テンプレートは、評価面談、採用面談、勤務態度指導面談、取引先契約条件面談の4つのシーンに適したフォーマットになっています。
リスト形式と表形式で、記入例を参考にWordで簡単に修正できます、ぜひご活用ください。

面談報告書テンプレート活用のポイント

• 目的・背景から具体的質問内容、指摘事項、双方コメント、今後のアクションまで体系的に整理できます。
• 5段階評価やチェックリスト、自由記述欄をバランスよく取り入れ、客観性と柔軟性を両立しています。
• 各種面談の特徴に合わせ、表組み・リスト形式を使って見やすく編集できます。
• スケジュール・フォローアップ計画の明示で継続的な関係強化と改善を促進できます。

面談報告書テンプレート導入メリット

• 体系立てた記録で進捗管理・課題把握が容易になり、面談の質と効果が向上します。
• 複数担当者や階層を跨ぐ連携を促進し、情報共有の遅れ・伝達ミスを防止できます。
• 多様な業界・シーンに適応可能で拡張性が高い記入例入りです。

このページで掲載しているのは下記の4種類になります。

• テンプレート1：評価面談報告書（人事評価・部下育成に活用）
  社員の業績や課題を整理し、今後の成長支援や目標設定に役立てるフォーマットです。
  達成度・強み・課題・上司のフィードバックを体系的に記録できるため、人事評価の透明性確保やキャリア形成支援につながります。
  次期目標や育成計画も分かりやすく明記しています、人事評価プロセスの必須資料として活用してください。
• テンプレート2：採用面談 評価面談報告書（採用選考に活用）
  新卒・中途採用面接の記録用に設計されたフォーマットです。
  候補者の適性や人物評価を、5段階評価＋コメントで可視化できます。
  複数の面接官が評価を入力すれば、客観的で比較可能な採用判断が可能になります。
• テンプレート3：勤務態度指導 面談報告書（人事指導・改善指導に活用）
  勤務態度に課題がある社員への指導を文書化する報告書です。
  遅刻・欠勤・職場規律の乱れなどを指摘し、改善計画とフォロー体制を明示します。
  署名欄を設けることで、本人の確認を得た正式文書としての効力も高まります。
  労務トラブル防止・人事管理資料としても適しています。
• テンプレート4：取引先契約条件 面談報告書（営業・契約管理に活用）
  
• 取引先との契約条件に関する交渉内容を整理する報告書です。
• 価格・納期・支払条件・品質保証・特約事項などを表形式でまとめられるため、後日のトラブル防止に有効です。
• 契約締結の根拠資料として社内外で活用可能です。

評価を青、注意事項を赤で色分けし見やすくするなど、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
テンプレートはセキュリティソフト動作環境下で作成しています。
関連のテンプレート「指摘事項改善報告書 -内容や方法」を掲載していますので参照してください。

A4縦：人事評価の面談報告書テンプレート

評価面談報告書
1. 基本情報
面談日： 令和　年　月　日
部署／役職：
面談者（上司）：
被面談者（部下）：
2. 面談目的
・人事評価期間内の業務達成状況・課題点の整理
・部下の成長支援・組織方針と本人目標の合致確認
・今後の人材育成・目標設定の合意形成
3. 主な面談記録
項目 内容記録欄
1. 今期目標 新規顧客開拓〇件・売上〇万円目標
2. 進捗・達成状況 進捗80％、既存顧客維持強化は計画通り
3. 成果 売上達成率95％、プロセス改善で納期短縮実現
4. 業務上の課題 資料作成に時間がかかる、新人育成に苦戦
5. 業務外課題 在宅勤務制度に関する不明点、ワークライフバランス
6. 希望・要望 オンライン研修の追加機会を希望
7. 上司フィードバック プレゼン力向上を評価、今後は育成面も重点課題とする
8. 今後の目標 来期は新規開拓件数＋20％、資料自動化ツール活用を推進
4. 本人の自己評価・意見
自己評価点：
自己申告コメント：
5. 総合評価
成評価区分（S／A／B／C／D）：
コメント：

Wordテンプレート 記入例1 無料ダウンロード

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A4縦：採用面談の評価面談報告書テンプレート

採用面談 評価面談報告書
1. 基本情報
作成日： 令和　年　月　日
候補者氏名：
応募職種：
面談者：
面談実施日： 令和　年　月　日
2. 基本情報
・学歴・職歴の整合性：　□確認済み　□不一致あり
・応募動機の明確性：　□高い　□普通　□低い
・キャリアプランの妥当性：　□明確　□概略のみ　□不明確
3. 評価項目（5段階評価：5＝優秀／1＝不十分）
評価項目 評価点 コメント
コミュニケーション力
協調性・チーム適応力
積極性・主体性
論理的思考力・問題解決力
専門知識・技術スキル
成長意欲・学習姿勢
マナー・態度・表現力
志望動機の熱意
総合印象
4. 評価できる点／懸念点
5. 面接官 総合所見
6. 採用判断
□ 採用を強く推奨する
□ 採用を推奨する
□ 条件付きで検討
□ 不採用

Wordテンプレート 記入例2 無料ダウンロード

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A4縦：勤務態度指導の面談報告書テンプレート

勤務態度指導 面談報告書
作成日 令和　年　月　日
対象者氏名
所属部署
面談者
面談実施日 令和　年　月　日
面談の目的
・勤務態度に関する指導内容を明確化し、改善につなげる
・本人への注意喚起と意識改革の促進
・組織内の秩序維持と職場環境改善
背景・問題点
・遅刻・欠勤の頻発（令和5年7月〜9月 10回の遅刻記録）
・業務中の私語・集中力不足
・指示に対する対応遅れ・報連相不足
・職場内での協調性不足 など
本人の認識・発言内容
本人の認識
弁明・理由
改善意思の有無
困難点の説明
指導内容
・問題となる具体的な行動の指摘
・職場規律や就業規則の再確認
・改善が求められる行動・態度の明確化
・改善期限やフォローアップ体制の提示
改善計画
・定時出勤を徹底する（○月末までに遅刻ゼロを目標とする）
・報連相を一日1回以上必ず実施する
・業務中の私用スマホ利用を禁止する
・チーム内での協調行動を意識する
確認方法
・上司による週次確認
・月次面談で改善状況を評価
・人事部への報告ラインを確立
上司所見
・指導時の態度（反省・反発・無関心など）
・改善の見込みについての判断

Wordテンプレート 記入例3 無料ダウンロード

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A4縦：取引先契約条件の面談報告書テンプレート

取引先契約条件面談報告書
面談日 令和　年　月　日
面談担当者
取引先名
取引先担当者
面談の目的
・契約条件の確認・調整および合意形成
・取引内容の詳細説明・意見交換
・次の取引ステップの確認
交渉・協議内容
・主要議題項目（例：納期・価格・数量・品質条件・支払条件など）
・各条件に関する双方の主張・理由
・消費税・運送費・返品規定等の留意点
決定事項・合意内容
条件項目 合意内容 備考
価格 単価○○円、○○個/月の契約 次回見直し時期・特別割引条件等
支払条件 請求書発行後30日以内の銀行振込 遅延時の対応ルール
納期 注文確定後から30日以内、納期遅延時のペナルティ 緊急時の特別対応
品質保証 不良品率1％以内、返品・交換対応方針 品質トラブル対応の連絡先・フロー説明
安全対応 梱包資材のリサイクル活用・安全基準順守 書類提出のタイミング
特約事項 新規技術対応など 両社連絡先・定例ミーティング設定
今後の対応アクション
自社担当者のタスク 契約書改訂案作成、支払条件見直し、品質確認体制強化
取引先側の対応予定事項 納期調整、検査報告送付
次回面談予定日 契約書締結、進捗報告・問題点抽出
面談所感
自社担当者コメント、取引先の反応や課題認識、リスク・課題・疑問点
添付資料
価格リスト・仕様書、交渉記録・メール履歴

Wordテンプレート 記入例4 無料ダウンロード