着荷品不良通知書：文書＆メール例文-無料テンプレートダウンロード
無料でダウンロードできる、着荷品不良通知書テンプレートを掲載しています。
納品された商品や部品に不良や誤配送があった場合、その内容を取引先に伝えるための書類とメール文「着荷品不良通知書」を4種類掲載しています。
不良・誤配送の事実を記録として残す、速やかな交換や返送の依頼を行う、再発防止の対応を要請するなどが通知の目的になります。
着荷品不良通知書を適切に発行することで、トラブルの早期解決、責任の明確化、取引先との信頼維持につながります。
テンプレートは、汚損や色違いなど、よくあるトラブルに対応した例文付きです、ぜひご利用ください。
このページで掲載しているのは下記の4種類になります。
- テンプレート1：文書形式の汚損品への対応通知
印刷・郵送またはPDF形式で提出する通知文です。
納品の品物に汚れが見つかったことを報告し、速やかな交換対応を依頼します。ビジネス文書としての基本を押さえ、再発防止の要請も含めています。 - テンプレート2：メール形式の汚損品の着荷報告と交換依頼
テンプレート1の内容をメール文にアレンジした形式です。
件名や本文の構成も整っており、写真添付やPDF受領書添付にも対応した柔軟な運用が可能です。 - テンプレート3：文書形式の色違い品の誤納通知
注文と異なる色の商品が届いた際に使用する文書通知です。
再発防止への強い要望を含め、業務への支障や管理体制への懸念も盛り込まれた、やや強い感じの文面となっています。 - テンプレート2：メール形式の色違い品の誤送に対する厳重抗議文
テンプレート3のメール版で、短いながらも強く問題提起し、誠意ある対応を促す構成です。
誤配送に対する迅速なリアクションを求めるときに効果的です。
アパレル業や食品業界など業種別に修正するなど、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
テンプレートはセキュリティソフト動作環境下で作成しています。
関連のテンプレート「納品書兼受領書：納品時に提出し、数量や品質を確認してもらい返送してもらう書類」を掲載していますので参照してください。
> ビジネス> 着荷品不良通知書
A4縦 汚損品に対応した文書形式の着荷品不良通知書テンプレート
フォーマルな文書形式で、紙やPDFでのやり取りに最適です。再発防止策の要請も明記しています。
発行日
宛先会社名
宛名
自社名
自社担当者名
着荷品汚損のご連絡と交換品発送のお願い
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
さて、6月20日付でご手配いただきました「○」が本日到着いたしましたが、開梱・検品の結果、そのうち5個に明らかな汚れが確認されました。
新品として納品されたものとしては到底受け入れがたい状態であり、品質管理上の問題があると判断せざるを得ません。
当該商品は現在、当社にて引合い対応中であり、即時の納品が求められている状況です。このままでは業務に支障を来す恐れがあるため、至急、代替品の発送をお願い申し上げます。
なお、汚損のあった5個につきましては、本日付でご指定の返送先宛に返送手続きを済ませております。
今回の件につきましては、今後同様のことが発生しないよう、貴社内にて十分な再発防止策をご講じいただきたく存じます。
取り急ぎ、ご報告とあわせて早急なご対応をお願い申し上げます。
敬具
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A4縦 汚損品の着荷報告と交換依頼に対応したメール形式の着荷品不良通知書テンプレート
スピーディなやり取りに適したメールの文例で、写真添付や返送処理の案内付きです。
件名：納品物の汚損について（至急対応のお願い）
いつもお世話になっております。
株式会社 島根産業の○です。
6月20日付でご手配いただきました以下商品につきまして、本日着荷いたしましたが、検品の結果、一部に明らかな汚れが見受けられました。
■ 対象商品：○
■ 状 況：5個に目立つ汚れあり（詳細は写真を別途添付）
本件商品は現在、当社のお客様向けに手配中のものであり、このままでは納品に支障を来す恐れがございます。
つきましては、至急、良品の代替品を発送いただきますようお願い申し上げます。
なお、汚損のあった5点は、本日中に貴社ご指定の返送先宛に返送処理をいたしました。
今後このような事態が再発しないよう、貴社内での検品体制についてもご確認のうえ、対策をご講じいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、早急なご対応をお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社 島根産業
製造部 ○
TEL：
E-mail：
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A4縦 色違い品の誤納に対応した文書形式の着荷品不良通知書テンプレート
迅速な対応を強く求めるメールの例文です。返送処理や再発防止策の要請も明記しています。
着荷品の色違いに関するご連絡とお願い
拝啓 貴社ますますご繁栄のことと存じます。
さて、6月20日付で注文いたしました○が本日到着いたしましたが、検品の結果、5点が注文内容と異なる色の商品であることが判明いたしました。これは重大な誤配送であり、弊社業務に多大な支障をきたしております。
つきましては、至急正しい色の商品を手配のうえ、速やかにご送付くださいますよう強く要請いたします。なお、誤って届いた商品5点は本日付で返送いたしましたので、速やかにご確認のうえ、再発防止策についてもご説明いただきたく存じます。
このような事態は、今後一切あってはならないものであり、貴社の管理体制に疑問を抱かざるを得ません。早急な対応を強く求めます。
まずは、着荷品の色違いに関する厳重なご報告と、早急な交換手配のお願いまで申し上げます。
敬具
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A4縦 色違い品の誤送に対する厳重抗議を含むメール形式の着荷品不良通知書テンプレート
重大な誤配送に対する厳しいトーンになっていて、再発防止策の説明も要請しています。
件名：着荷品の色違いについての厳重なご連絡と早急な対応のお願い
いつもお世話になっております。○株式会社の○です。
6月20日付でご注文いたしました○が本日届きましたが、検品の結果、5点がご注文内容と異なる色の商品であることが判明いたしました。
これは重大な誤配送であり、弊社の業務に多大な支障をきたしております。つきましては、至急正しい色の商品をご手配いただき、速やかにご送付くださいますよう強く要請いたします。
なお、誤って届いた商品5点は本日付で返送いたしましたので、ご確認のうえ、再発防止策についてもご説明いただけますようお願いいたします。
このような事態は今後一切あってはならず、貴社の管理体制に疑問を抱かざるを得ません。迅速かつ誠実な対応を強く求めます。
まずは、早急な交換手配のお願いまで申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
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