納入品品違いのお詫び文／謝罪メール - 無料テンプレートダウンロード

取引先や顧客に「注文と異なる商品」を納入してしまう「品違い」が発生した場合に、取引先に速やかに誠意を示す「納入品品違いのお詫び文と謝罪メール」を掲載しています。
テンプレートは、文書形式2種とメール形式2種で、基本情報を変更するだけですぐに使うことができます。
例文の基本構成は、謝罪の言葉・原因の説明・対応策（正規品発送・誤送品回収など）・再発防止策・結び（今後の取引継続のお願い）になっています。

このページで掲載しているのは下記の4種類になります。

• テンプレート1：文書形式「納入品品違いに関するお詫び」
  フォーマルな取引先向けの正式文書です。
  原因を「梱包・仕分け工程での商品ラベル確認の不徹底」と明確に記載し、再発防止策として「三点照合」や「担当者教育」を具体的に示しています。
  大手取引先や重要顧客宛てに提出する正式文書として最適です。
• テンプレート2：メール形式「正規品発送のご案内」
  件名に「正規品発送」を入れることで、相手にすぐ内容が伝わります。
  原因を「システム入力ミス」とし、事務処理上の不備を丁寧に説明し、対応として「代替品発送」と「返送依頼」を簡潔に伝えています。
  日常的な業務メールで迅速に対応する際に便利なテンプレートです。
• テンプレート3：文書形式「納入品違いに関するお詫び」
  品番確認の誤りを原因とするフォーマルな文書です。
  誤送品の回収方法に触れており、責任をもって対応する姿勢を示しています。
  再発防止として「確認工程の複数化」を明記し、信頼回復を意識した構成です。
  品質管理を重視する顧客や官公庁向けの謝罪文書として有効です。
• テンプレート4：メール形式「正規品発送のご案内」
  原因を「伝票入力ミス」とし、社内システムの問題を説明しています。
  「誤送品返送のお願い」も具体的に記載し、取引相手が次の行動を理解しやすい構成です。
  再発防止として「照合の二重化」や「出荷前の確認強化」を宣言しています。
  消費者や小規模取引先に送る実務的なお詫びメールとして活用可能です。

発生原因や今後の防止策を変更するなど、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
テンプレートはセキュリティソフト動作環境下で作成しています。
関連のテンプレート「納期遅延のクレーム文テンプレート4選｜メールと文書」を掲載していますので参照してください。

A4縦：梱包・仕分け工程でのラベル確認不備が原因の納入品品違いのお詫び文書

もっとも正式なビジネス文書として利用できるテンプレートです。

納入品品違いに関するお詫び
拝復　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは、ご注文品とは異なる商品をお届けしてしまい、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳なく深くお詫び申し上げます。ご期待に沿うべきところ、このような不手際を生じましたことは、まことに遺憾に存じます。
社内での調査の結果、梱包・仕分け作業の工程において商品ラベルの確認が徹底されておらず、そのため他商品と取り違えたまま発送してしまったことが原因であると判明いたしました。日頃から注意を払っていたつもりではございましたが、確認手順の不備が露呈し、弊社の管理体制の甘さを痛感しております。
つきましては、早速ご注文いただいた正規商品を発送の手配を整え、本日出荷いたしました。誠に恐れ入りますが、誤ってお届けした商品につきましては、同梱の返送伝票をご利用のうえ、着払いにてご返品くださいますようお願い申し上げます。
再発防止につきましては、今後は発送前に「品物」「ラベル」「納品書」の三点照合作業を複数担当者で確認する体制を整えます。また、作業マニュアルを改訂し、担当者教育を一層徹底することで、類似の誤送が生じぬよう徹底してまいります。
改めまして、このたびの不始末によりご迷惑をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げますとともに、引き続き変わらぬご厚情を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
敬具

Wordテンプレート 例文1 無料ダウンロード

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A4縦：受注システム入力の不備が原因の納入品品違いの謝罪メール

スピーディーな対応が必要な場合に役立つメール形式です。

件名：納入品品違いに関するお詫びと正規品発送のご案内
○○株式会社
○○部　○○様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
△△株式会社の□□でございます。
このたびは、ご注文内容とは異なる商品をお届けしてしまい、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳なく心よりお詫び申し上げます。せっかくご用命いただきながら、このような不手際を生じましたことは、弊社といたしましても痛恨の極みでございます。
社内調査の結果、受注情報をシステムに入力する際の手続きに不備があり、そのまま誤った伝票が発行され、誤配送につながったことが判明いたしました。確認体制の甘さによりこのような結果を招いたこと、深く反省いたしております。
つきましては、本日、改めてご注文どおりの正規品を発送手配いたしました。到着までいましばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。あわせて、誠に恐れ入りますが、誤送となった商品につきましては、同梱の返送伝票をご利用のうえ、着払いにてご返送くださいますようお願い申し上げます。
今後はこうした事態の再発を防ぐため、受注・入力工程におけるチェック体制を二重化し、担当者教育を徹底するとともに、システム面でのエラーチェック機能強化を進めてまいります。
このたびの不手際によりご迷惑をおかけしましたことを、改めて心より深くお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご指導とご厚情を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
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署名
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Wordテンプレート 例文2 無料ダウンロード

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A4縦：出荷工程での品番確認ミスが原因の納入品品違いのお詫び文書

より伝統的で、誠意を強調する正式書状です。

納入品違いに関するお詫び
拝復　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびはご注文品とは異なる商品をお届けしてしまい、貴社に多大なるご迷惑とお手数をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。日頃より業務の正確さを第一に心がけておりますが、今回の不始末により貴社のご信頼を損ねる結果となりましたこと、痛恨の極みでございます。
調査の結果、出荷工程において品番の確認を誤り、誤った商品を発送してしまったことが原因と判明いたしました。社内の確認体制が不十分であったことは、まさしく弊社の責任であり、言い訳の余地もございません。
つきましては、本日早急にご注文どおりの商品を発送手配いたしました。恐れ入りますが、誤ってお届けしました商品につきましては、着払いにて弊社宛にご返送くださいますようお願い申し上げます。担当者より到着確認後、速やかに処理を進めさせていただきます。
また、今後は同様の手違いを二度と繰り返さぬよう、出荷前のチェック体制を強化するとともに、商品管理担当者への再教育を徹底し、確認工程の複数化を実施する所存でございます。こうした改善を通じ、再発防止に努め、信頼回復を果たすべく全力を尽くしてまいります。
末筆ながら、このたびの不始末に重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
敬具

Wordテンプレート 例文3 無料ダウンロード

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A4縦：伝票入力ミス＋最終確認の見落としが原因の納入品品違いの謝罪メール

一番読みやすくまとめている謝罪メールです。

件名：納入品違いに関するお詫びと正規品発送のご案内
〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
△△株式会社の□□でございます。
このたびは、ご注文とは異なる商品をお届けしてしまい、貴社に多大なるご迷惑とお手数をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。通常であれば正確な納入を徹底すべきところ、今回の不手際によりご信頼を損ねる結果となりましたこと、痛恨の極みでございます。
社内で調査いたしましたところ、出荷手続きに用いる伝票の入力に誤りがあり、そのまま在庫管理システムに反映されてしまったことが原因でございました。最終確認工程においても見落としがあり、結果として誤った商品を発送する事態となりました。誠に申し訳なく、深く反省いたしております。
つきましては、本日中にご注文どおりの正規品を改めて発送いたしました。到着まで今しばらくお待ちいただけますと幸いです。また、誤ってお届けした商品につきましては、大変恐れ入りますが、着払いにて弊社宛へご返送くださいますようお願い申し上げます。
再発防止のため、今後は出荷前の伝票と在庫の照合を二重チェック体制とし、担当者への再教育を徹底してまいります。さらに、出荷前確認の工程を強化することで、同様の不手際を二度と起こさぬよう全社を挙げて取り組む所存でございます。
改めまして、このたびの不始末によりご迷惑をおかけしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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