不良品出荷のお詫び状 - 無料テンプレートダウンロード
無料でダウンロードできる、不良品出荷のお詫び状テンプレートを掲載しています。
製品の不良混入・欠陥により、取引先や顧客へ多大な迷惑を掛けた場合、誠実な謝罪と対応依頼を行う「不良品出荷のお詫び状」を掲載しています。
テンプレートは、「業務用エスプレッソマシン」「業務用空気清浄機」「コードレス掃除機」「ワイヤレスイヤホン」といった業務用・消費者向け製品に対応した4種類の文例になります。
文面の構成は、不具合の内容を具体的に記載、再発防止策を明示、代替品や返金などの対応策を明記、誠意と責任を示す例文になっています。
謝罪の文言から不良内容の詳細説明、原因調査報告の要請、代替品手配や返送依頼まで具体的に盛り込んだ文章構成で、Wordによりカスタマイズも簡単です、ぜひご利用ください。
このページで掲載しているのは下記の4種類になります。
- テンプレート1：文書形式／業務用エスプレッソマシン
対象商品の欠陥（抽出口不具合・温度調整不安定）を詳細に説明し、謝罪と原因調査の誠意を表現しています。
返送方法と代替品手配を記載した文例です。 - テンプレート2：文書形式／業務用空気清浄機
フィルター固定不良・センサー誤作動による不良品混入を報告しています。
検査不足を深く反省し、検査体制改善の方針を示す文例です。 - テンプレート3：文書形式／コードレス掃除機
吸引モーター部の検品不具合に起因する作動不良苦情への謝罪文です。
返送・交換と追加費用協議の要望、製造ライン点検強化の内容を明記しています。 - テンプレート4：文書形式／ワイヤレスイヤホン
音声途切れや接続解除不良を発生させた製造部品の組み付け不備を詳細に報告する文例です。
迅速な商品手配と品質管理徹底への決意を示す文例です。
不具合の対象製品や内容の変更など、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
テンプレートはセキュリティソフト動作環境下で作成しています。
関連のテンプレート「着荷品不良通知書テンプレート｜即使える文書＆メール例文」を掲載していますので参照してください。
> ビジネス> 不良品出荷のお詫び状
A4縦：原因調査の実施と再発防止策を盛り込んだ不良品出荷のお詫び状
対象商品の欠陥を詳細に説明し、謝罪と原因調査の誠意を表現した文例です。
【お詫び】不良品発生のご報告と対応のお願い
拝啓 初秋の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、先般〇月〇日付にてご送付させていただきました「業務用エスプレッソマシン（商品番号：□□）」の一部に、不良品が混入しておりましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
平素より、品質管理には最大限の注意を払っておりますが、今回このような不始末を招きましたことは全社的に重く受け止めております。
お客様からのクレームを受け、社内にて速やかに原因調査を行った結果、不良品の割合が納入分の〇台中〇台であることを確認いたしました。主な不具合は抽出口の不具合および温度調整機能の不安定さでございまして、使用に際し大変ご迷惑をお掛けしている状況です。
今回の事態を重く認識し、検査体制および出荷管理のさらなる強化を図る所存でございます。また、至急にて良品の手配を進めており、不良品は着払いにて貴社よりご返送いただけますようお願い申し上げます。
何卒今回の不手際におかれましてはご容赦賜りますとともに、今後とも変わらぬご信頼を頂けますよう、一層の努力を重ねてまいる所存でございます。
まずは、書中をもちましてお詫び申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例1 無料ダウンロード
A4縦：原因究明と再発防止策をしっかり伝える不良品出荷のお詫び状
検査不足を深く反省し、検査体制改善の方針を示した文例です。
【お詫び】業務用空気清浄機不良品混入について
拝啓 晩秋の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび令和〇年〇月〇日にご納品いたしました「業務用空気清浄機（商品番号：□□）」におきまして、一部製品に不良が混入しておりましたこと、深くお詫び申し上げます。
通常厳重な品質管理のもとで検査・出荷を行っておりますが、今回フィルターの固定不良およびセンサー誤作動が確認された製品が混在しておりました。これにより、使用中の動作不良や性能低下を招き、多大なるご迷惑をお掛けしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
見た目では判別が困難な不具合であったため、弊社検査の甘さが露呈した結果と深く反省しております。
現在、直ちに原因究明と再発防止を目的とした社内検査体制の強化を図っております。
つきましては、不良品○台を着払いにてご返送いただければ幸いでございます。
代替品の手配は急ぎ行い、速やかにお届けさせていただきます。
弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げるとともに、今後とも品質向上に邁進して参る所存です。
何卒ご容赦ならびにご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例2 無料ダウンロード
A4縦：代替品対応と合わせて「品質保証体制強化」を示す不良品出荷のお詫び状
返送・交換と追加費用協議の要望、製造ライン点検強化の内容を明記した文例です。
不良品出荷に関するお詫び
拝啓 晩秋の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素より弊社製品をご愛顧賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは、令和〇年〇月〇日にご納品いたしました弊社製品「コードレス掃除機（型番：□□）」につきまして、一部に作動不良があるとのご指摘を賜り、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。お客様にご不便とご迷惑をお掛けしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
弊社では従来より検査・品質管理の徹底を図ってまいりましたが、今回判明しました不良につきましては、製造工程の一部にて吸引モーター部品の検品が不十分であったことが原因と推察されます。この点につきましては弊社としても重大な不手際であると認識し、厳粛に受け止めております。
つきましては、速やかに良品への交換品をご送付申し上げるとともに、不具合品につきましては弊社にて引き取り対応をいたします。また、本件を受けてただちに製造ラインの点検体制を見直し、検査工程を二重化することで再発防止策を講じてまいる所存でございます。
今回の件により、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを改めて深くお詫び申し上げますとともに、今後はより一層の品質管理強化を徹底し、信頼回復に努めてまいります。何卒ご寛恕賜りますようお願い申し上げます。
まずは、書中をもちましてお詫びかたがたご報告を申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例3 無料ダウンロード
A4縦：「速やかな良品手配」を打ち出し誠意を示す不良品出荷のお詫び状
迅速な商品手配と品質管理徹底への決意を示す文例です。
不良品出荷に関するお詫び
拝啓 立冬の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、去る令和〇年〇月〇日にご納品いたしました弊社製品「ワイヤレスイヤホン（型番：□□）」につきまして、一部の商品において「左右の音声が途切れる」「充電ケースに戻しても接続が解除されない」等の不具合が確認され、お取引先様ならびにご購入者様に多大なるご不便とご迷惑をおかけしましたこと、まずもって深くお詫び申し上げます。
弊社にて原因を調査いたしましたところ、製造過程における充電端子部品の組み付けに不備があり、わずかなズレによって接触不良が生じていたことが判明いたしました。外観上では判別が困難であったため、出荷前検品においても十分に発見できず、そのまま市場に流通してしまった次第でございます。このような不始末を招きましたことは、ひとえに弊社の品質管理体制に不備があったものと痛感し、深く反省いたしております。
つきましては、対象製品の良品を至急ご手配のうえご送付申し上げるとともに、不良品につきましては弊社負担にて回収させていただきます。また、本件を重く受け止め、製造工程における端子組立て部分のチェック体制を強化し、さらに最終検品工程を増設するなど、再発防止策を講じてまいります。
このたびは貴社およびお客様に多大なご迷惑とご不安をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、今後はより一層の品質管理徹底に努め、信頼回復に全力を尽くしてまいる所存でございます。何卒ご寛恕を賜りますようお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、深くお詫び申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例4 無料ダウンロード
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