社員の接客対応に関するお詫び状（文例4種類）- 無料テンプレートダウンロード
無料でダウンロードできる、社員の接客対応に関するお詫び状テンプレートを掲載しています。
自社の社員による接客対応に問題があり、顧客や取引先に不快な思いをさせてしまった場合に、謝罪するための文書「社員接客対応のお詫び状」を掲載しています。
テンプレートは、実際に起こりやすい4つのビジネスシーン（商談・新商品説明・技術対応・保険勧誘）を想定した、丁寧で実務に使えるWord文書になります。
共通して「事実の説明」「謝罪の言葉」「教育・改善策」「再発防止の意思」を盛り込み、形式的でない、信頼回復を重視した文面になっています、ぜひご活用ください。
社員対応トラブルへのお詫び文の書き方ポイントは下記になります。
- 原因を明確に：態度・言葉遣い・説明不足などを明示
- 再発防止を具体的に：教育・研修・体制改善など
- 誠意を言葉で示す：「深くお詫び申し上げます」「重ねてお詫び申し上げます」など
- 信頼回復の意思を添える：「今後とも変わらぬご指導を」などの締め
このページで掲載しているのは下記の4種類になります。
- テンプレート1：営業商談中の不適切対応に関するお詫び
営業担当社員が商談中に発言や態度で失礼をしてしまった場合の正式な謝罪文です。
原因の説明、再教育、管理職体制の強化まで記載し、誠意が伝わる構成です。
「信頼関係を損ねたこと」への反省を明記し、「再教育」「同行体制」など具体策を盛り込んだ文例です。 - テンプレート2：来訪時の商品説明における不適切対応
取引先訪問時に、社員が製品説明で誤った案内や態度の不備をしたケースになります。
営業現場で頻発する事例に即した文面で、準備不足・情報共有の問題にも触れています。
「不正確な情報」への反省を丁寧に明記し、「教育・共有体制の強化」を明示した文例です。 - テンプレート3：設備メンテナンス中の不適切対応
技術スタッフが現場作業中に不適切な対応をしたケースになります。
安全手順の説明不足や態度の問題など、技術系企業向けに最適な構成です。
「安全」「説明責任」をキーワードに誠意を伝え、「報連相体制」や「標準化」で再発防止を示す文例です。 - テンプレート4：保険商品案内時の不適切対応
営業社員が保険プランの説明中に誤解を招く発言をしたケースになります。
情報の正確性・言葉遣いの両面から謝罪する内容です。
「情報の正確性」「誠実な案内」を強調し、「業界倫理」「募集行為の適正化」への意識を明記した文例です。
原因を現実的に変更し、相手との関係性に応じてトーンを調整するなど、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
テンプレートはセキュリティソフト動作環境下で作成しています。
関連のテンプレート「クレーム管理：内容経緯・現状・原因・対策と原因と状況・お客様情報など項目が異なる2種類」を掲載していますので参照してください。
> ビジネス> 社員の接客対応に関するお詫び状
A4縦：社外取引向けフォーマルな社員の接客対応に関するお詫び状
商談時の対応態度や発言を誤った場合の定型謝罪文
社員の接客対応に関するお詫び
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社営業担当社員が貴社ご担当者様との商談中に不適切な対応をいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
商談の際、弊社社員がご提示いただいたご提案内容に対して十分な理解を示さず、言葉遣いならびに態度においても配慮を欠く発言があったとのご指摘を受けております。
本来であれば、貴社との信頼関係を最も大切にすべき立場にありながら、誠意を欠いた対応を取ってしまったこと、誠に申し訳なく存じます。
当該社員には厳重注意のうえ、商談マナー・ビジネスコミュニケーションの基本に立ち返る再教育を実施しております。併せて、営業部全体に対し、「取引先に対する敬意」「丁寧な説明・傾聴姿勢」を徹底する研修を早急に行いました。
また、今後は管理職による同行体制を強化し、商談プロセスの改善と指導体制の再構築を進めております。
全社員が「誠実な対応」を心がけ、信頼される営業活動を行えるよう、組織全体で取り組んでまいります。
このたびの件により、貴社にご不快の念をおかけしましたこと、重ねて深くお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご指導・ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例1 無料ダウンロード
A4縦：準備不足や説明誤りへの社員の接客対応に関するお詫び状
商品プレゼンや導入説明時における誤説明への謝罪
社員の接客対応に関するお詫び
拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは、弊社営業担当者が貴社ご来訪時の新商品説明の際に、不適切な対応をいたしましたことにつきまして、心より深くお詫び申し上げます。
当日の説明において、担当社員が製品仕様や導入効果に関するご質問に対し、十分な理解をもってご案内できず、また言葉遣いや対応姿勢にも配慮を欠く場面があったとのご指摘を頂戴いたしました。
誤った説明や不正確な情報をお伝えしたことは、貴社にご不快の念とご不信を与える結果となり、弊社としても痛恨の極みでございます。
今回の件は、担当社員の準備不足と確認体制の甘さに起因するものであり、弊社として速やかに当該社員への厳重注意と指導を行い、現在、商品知識および説明手順に関する再教育プログラムを実施しております。
さらに、全営業部門を対象にした製品情報共有会議および接客研修を定期化し、今後同様の不備が生じないよう再発防止策を徹底いたします。
弊社はお取引先様との信頼を礎に事業を営んでおりますが、今回のような不手際により、その信頼を損なう事態を招いたことを重く受け止めております。
改めて社内体制の見直しを図り、社員一人ひとりの意識改革を推進してまいる所存です。
このたびは、弊社社員の不行き届きにより多大なご迷惑をおかけしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご支援ご指導を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例2 無料ダウンロード
A4縦：技術系企業向け現場対応不備の社員の接客対応に関するお詫び状
設備メンテナンスや訪問作業時の失礼な対応への正式文
社員の接客対応に関するお詫び
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社社員が貴社施設にて実施いたしました設備メンテナンス作業中において、不適切な対応をいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
調査の結果、弊社技術スタッフが作業中に貴社社員様からのご質問に対し、十分な説明を行わず、不適切な言動をとったことが判明いたしました。
また、一部の作業において安全確認手順の説明が不十分であり、結果として貴社にご不安とご不快の念をおかけする事態となりました。
本来であれば、作業時にお客様の立場を尊重し、安全と信頼を最優先にご説明・ご報告を行うべきところ、弊社の指導・教育体制が不十分であったことを痛感しております。
当該社員には厳重注意を行うとともに、当面の間、現場対応業務から外し、改めて安全管理・接遇対応・顧客コミュニケーションに関する再教育を実施しております。
また、全技術職員を対象に、
・現場説明手順の標準化
・言葉遣いおよび態度に関するマナー研修
・作業中の報連相（報告・連絡・相談）体制の再構築を実施し、再発防止に努めております。
今後は、現場での対応品質向上を最重要課題とし、「安全・誠実・丁寧」を徹底したサービス提供を行う所存でございます。
このたびの不手際により、貴社に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたこと、
重ねて深くお詫び申し上げます。何卒ご寛容を賜りますようお願い申し上げますとともに、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例3 無料ダウンロード
A4縦：情報の誤りや態度不備への社員の接客対応に関するお詫び状
営業訪問時の顧客説明で誤解を招いたケースを想定
社員の接客対応に関するお詫び
拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは、弊社社員が貴社ご担当者様への保険商品ご案内の際に、不適切な対応をいたしましたことにつきまして、心より深くお詫び申し上げます。
当該社員は、貴社への営業訪問時に新商品のプラン説明を行いましたが、その際、一部の保障内容や契約条件について誤解を招くような発言があり、正確性を欠いたご案内をしてしまいました。加えて、ご説明中の言葉遣いや態度にも不躾な点があったとのご指摘を頂戴し、弊社としても甚だ遺憾に存じております。
今回の件は、当該社員の事前確認不足および接客マナーに対する認識の甘さに起因するものであり、弊社として直ちに本人への厳重注意を行い、商品の再教育ならびに接客研修への再参加を指示いたしました。
また、全社員を対象に「保険募集における言動管理および顧客説明の適正化指導」を徹底し、今後同様の不適切対応が発生しないよう、指導体制を強化しております。
弊社にとりまして、信頼関係を基盤とした誠実な情報提供は業務の根幹であり、今回のような事態は決して許されるものではございません。
全社員の意識改革と教育徹底を図り、再発防止と信頼回復に全力で取り組んでまいります。
このたびは、弊社社員の至らぬ言動により、ご迷惑とご不快な思いをおかけしましたことを重ねて深くお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご指導とご支援を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
Wordテンプレート 文例4 無料ダウンロード
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